معرفي دبيرخانه

بازدید: 8481

          

معرفی اداره

اداره دبیرخانه امور مکاتبات سازمان را بر اساس روش‌های تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مراسلات اداری را انجام می‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه‌های وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل می‌نماید. همچنین دبیرخانه وظیفه دارد :

روش های نوین و خصوصا سامانه های نرم افزاری را جهت سهولت و انجام دقیق تر امور محوله مستمراً بررسی نموده و ضمن به کارگیری  به سایر واحدهای سازمان نیز جهت استفاده، معرفی نماید.

اداره دبیرخانه دانشگاه علوم پزشکی زیر نظر مدیریت پشتیبانی، عهده دار مسئولیت انجام کلیه امور فوق الذکر بوده و سایر دبیرخانه واحدهای دانشگاه را نیز در انجام این امور مدیریت می نماید.

شرح وظایف اداره دبیرخانه و بایگانی :

1- دريافت کلیه نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده و نظارت بر ثبت و ارجاع آن به واحد مربوطه

2 - ارسال الکترونیکی نامه ها، بخشنامه ها و دستور العمل ها پس از تایید و امضاء

3- ارسال ودریافت نسخه اصل مکاتبات سایر واحدها از طریق پست و نامه رسان، فکس، ایمیل

4- هماهنگی و تبادل نظر با سایر دبیرخانه های دانشگاه و سایر سازمان ها به منظور انجام هر چه بهتر امور مربوط

5-آموزش اتوماسیون اداری به کاربران

6- پشتیبانی ، ارتقاء و راهبری اتوماسیون اداری شامل: (تعريف يا اصلاح چارت سازماني،اسامي پرسنل،نام کاربري،امضاء الکترونيکي،قالب الکترونيکي، تغيير رمز عبور،اصلاح مکاتبات الکترونيکي)

7- نظارت بر عملکرد کاربران اتوماسیون اداری دانشگاه توسط رئیس دبیرخانه

8- تشكيل پرونده و تعيين شماره کلاسه پرونده و بایگانی آن

9-دریافت نسخه بایگانی کلیه مکاتبات و تعیین شماره کلاسه پرونده و بایگانی آن

10-آرشیو الکترونیکی

11- مراقبت و نظارت در نگهداري مطلوب پرونده ها و کليه اسناد موجود در بايگاني و جلوگيري از دسترسي اشخاص غير مجاز به پرونده ها

12- تحويل پرونده و سابقه اشخاص فقط به افراد ذيصلاح در قبال اخذ رسيد و پيگيري برگشت پرونده در صورت تاخير

13- ارسال پرونده به واحد درخواست کننده

14- تحويل گرفتن پرونده هاي ارسالی از سایر واحدها، كنترل اوراق محتواي آن و ارسال نامه اعلام وصول برای واحد فرستنده

15-پاسخگويي مطلوب به سؤالات مراجعان و انجام راهنمايي هاي لازم

16- نظارت بر نحوه عملکرد كاركنان دبيرخانه، بايگاني دانشگاه

 

معرفی کارکنان

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

فرآیند ها

متن شما....

کارگروههای تخصصی

 

ردیف
نام و نام خانوادگی سمت
1 آقای دکتر حسن منفرد مدیر پشتیبانی دانشگاه
2

آقای مهندس مهدی سمائی

رئیس اداره دبیرخانه و بایگانی دانشگاه
3

آقای مهندس علی مدبر عزیزی

معاون اداره دبیرخانه و بایگانی دانشگاه
4

آقای مهندس مهدی بمپوری

کارشناس ارشد فناوری اطلاعات
5

آقای اسماعیل محمدی ثانی

مسئول دبیرخانه قریشی

6

آقای جواد مختاری

مسئول دبیرخانه معاونت دانشجویی فرهنگی
7 آقای کامبیز مصدق

مسئول دبیرخانه معاونت بهداشتی


اهداف کارگروه تخصصی اداره دبیرخانه دانشگاه

ارتقاء جایگاه اداره دبیرخانه و بایگانی


تدوین برنامه و تقویم کاری مدون برای کارگروه

تعیین اهداف کارگروه شامل سیاست گذاری و برنامه ریزی جهت بروزرسانی خدمات دبیرخانه ها

ایجاد اتاق فکر یا همان کارگروه تخصصی و ارائه پیشنهادهای مفید و سازنده توسط اعضاء در جهت بهبود فعالیت ها در دبیرخانه

آموزش مداوم و مستمر کارکنان دبیرخانه و همچنین بستر سازی مناسب برای آموزش مسائل حوزه دبیرخانه به سایر همکاران خصوصا مدیران محترم دانشگاه

استفاده از نرم افزار و فناوری به روز در مسائل بایگانی

ارزیابی پرسنل مورد نیاز و بررسی چارت تشکیلاتی دبیرخانه


ارائه راه کارهایی مفید در جهت مدیریت هزینه و صرفه جویی در منابع


پیشنهاد برنامه های کاربردی جامع واستاندارد به مقامات بالا توسط نیروهای دبیرخانه که این پیشنهادات می تواند برای سازمان قابلیت اجرایی بیشتری داشته باشد .


مستند سازی افکار، جلسات، پروژه ها جهت تدوین و ارائه مصوبات به کلیه واحدها

صورتجلسات کارگروهها
صورت جلسه اول
صورت جلسه دوم
صورت جلسه سوم

 

 

 

 

 

 

 

پروژه ها و اقدامات

متن شما....


منوی مدیریت پشتیبانی