نام و نام خانوادگی : حسین سلطانی

سمت:مسئول دفتر مدیریت پشتیبانی

تلفن تماس :38797260

 تلفن داخلی :9004

مقدمه:

واحد دفتر بر اساس جایگاه مدیران سازمان در درون یا برون روزانه مراجعات مختلفی اعم از تلفنی، مکاتبه‌ای  و یا حضوری دارد.مهمترین بخش مسؤولیت یک مسؤول دفتر انجام دادن کار دقیق و به موقع در این بخش است.

الویت بندی امور نقش بسزایی در اثربخشی به موقع و کارآمدترین روش کاری مسؤول دفتر است. مسؤول دفتر با استفاده از معلومات و تجربیات اداری خودعهده دار بخشی از وظایف و مسؤولیت های حوزه مدیریت است که تمامی اطلاعات مورد نیاز از طریق او به مدیر منتقل می‌شود. پیگیری مسؤول دفتر در مقابل مراجعات یاد شده اطمینان را برای مراجعه کننده و طراوت را برای حوزه کاری و در نهایت مجموعه واحد به ارمغان می‌آورد.

هدف:

با توجه به محدودیت زمان و حجم وظایف و تکالیف مدیران از فعالیت‌های واحدهای تحت نظر، و پاسخ به درخواست‌های کارکنان، ضروری است این وظایف طبق یک برنامه منظم و صحیح به اجرا گذاشته شود تا برای فعالیت‌‌های مدیریت فرصت کافی موجودباشد و از اتلاف وقت در امور جاری خودداری شود.

شرح وظایف:

۱)تنظیم لیست متقاضیان و ساعات ملاقات با مدیر

۲)برقرار ارتباط تلفنی مدیر مجموعه با داخل و خارج از سازمان

۳)تنظیم وارائه گزارش به مدیر پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه

۴)پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها برطبق موازین اخلاقی و مقررات اداری

۵)بهبود مدیریت منابع، فرآیندها، روش ها و ارتقای کیفیت خدمات

۶)توسعه فرهنگ کارگروهی و مدیریت مشارکتی

۷)کنترل روند طراحی چرخه آمورش، ارتقا، بازخورد و استفاده از بازخوردهای اطلاعاتی به سیستم جهت اصلاح و بهبود روش ها و رویه ها

۸)ابلاغ دستور مدیر به اشخاص  و واحدها  ذیربط بر اساس خط مشی تعیین شده سازمان

۹)تفکیک، مرتب نمودن، نگهداری و بایگانی پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها و سایر اسناد مدارک مربوطه در محل های مخصوص پرونده ها و کدگذاری آنها طبق روش تعیین شده

۱۰)پیگیری امور ارجاعی از سوی مدیر و ارائه گزارشات لازم به ایشان

۱۱)خلاصه نمودن گزارشات واصله و ارائه آن برای مطالعه مدیر

۱۲)تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر و ... بین افراد واحدهای مربوطه از طریق مکاتبات یا به صورت مجازی و یا سیستم مکاتبات بدون کاغذ

۱۳)ابلاغ دستورات صادره سرپرست مربوط به اشخاص و موسسات ذیربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده و درصورت لزوم پیگیری آنها

۱۴)آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیونها و جلسات و سمینارها برای اطلاع و مطالعه قبلی مدیر

۱۵)تنظیم اوقات جلسات و کمیسیونهاو مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه

۱۶)پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان که تقاضای آن بدون ملاقات یا مقام ذیربط امکان پذیر است.

۱۷)برقراری تماس با وزارتخانه ها، موسسات و ارگانهای دولتی به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقاتها، کنفرانسها و سمینارها

۱۸)دریافت نامه ها، اوراق، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط

۱۹)نظارت مستمر در ثبت و ارسال نامه ها

۲۰)درخواست اقلام و وسایل موردنیاز دفتر مدیریت

۲۱)ایجاد محیط ایمن و بهداشتی برای خود و دیگران در محیط کار

۲۲)تهیه آمار و گزارشات مورد نیاز مدیریت با هماهنگی کارشناسان مربوطه

۲۳)انجام امور سایر محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مقام مافوق